- Frist for innsending av saksdokumenter til universitetsdirekt?rens faste m?ter er klokken 12.00 onsdag i uken f?r saken skal opp. For styresaker gjelder egne frister.
- Du melder inn saken som X-notat i Elements og stiler dette til rektor eller universitetsdirekt?r som beskrevet under punkt 5.
- Deretter sender du X-notatet p? sekvensiell godkjenning til avdelingsdirekt?r og universitetsdirekt?r som beskrevet under punkt 8.
Kort sammendrag av de viktigste tingene ? huske p? (pdf)
Fagavdelingen oppretter X-notat i Elements
1. Saksbehandler varsler i forkant om ny saksinnmelding i Elements
Du starter med ? varsle p? e-post om at det kommer en sak i Elements.?
2. Opprettelse av X-notat?
- Opprett et X-notat for saksinnmeldingen p? aktuell fagsak dersom en slik allerede finnes i Elements.
- Hvis du ikke har en eksisterende sak, oppretter du en ny sak for X-notatet ditt.
- Samme X-notatet benyttes i alle innmeldte m?ter, med mindre det skal gj?res endringer mellom m?tene. Gj?res det endringer sender du inn et nytt oppdatert X-notat i Elements i henhold til frist.?
3. Slik legger du inn opplysninger om saksinnmeldingen i Elements
Notatets tittel
Angi ikke navn p? m?tet i tittel, men bruk f?lgende oppsett med eksempler:
- Saksinnmelding – Nye regler for studieavgift
- Styrenotat – Nye regler for studieavgift
Felt for intern mottaker merket Til
- Feltet for intern mottaker lar du st? tomt.
- Universitetsdirekt?ren mottar istedet dokumentet til godkjenning etter at dette f?rst er blitt godkjent av avdelingsdirekt?r. Se punkt 8.
Tilgangskode
Dersom du vil stenge lesetilgang til saksinnmeldingen, m? du legge p? tilgangskode med passende hjemmel. Uten tilgangskode vil andre brukere kunne s?ke frem notatet og lese innholdet. Dette gjelder ogs? n?r notatet ligger i status Reservert eller Til godkjenning.?
eSaks veiledning for X-notater
I punktene over angir vi mer spesielle krav som kun gjelder X-notater for saksinnmeldinger til ledelsen. Ved behov kan du ogs? konsultere eSaks mer grunnleggende veiledning for opprettelse av X-notater i Elements ved UiO.?
5. Maler og innhold?
Innebygde maler
- Til ledelsens faste m?ter bruker du standard dokumentmal for X-notat merket Notat (X)-UiO som vist til h?yre i bildet under her.
- Til Universitetsstyret bruker du egne maler i mappe merket M?ter i UiO-styret som vist til venstre i bildet under her. Mappen inneholder to maler:
- Mal for styreforside for hoveddokument
- Mal for styrenotat for vedlegg
- Mal merket Notat (X) - Rektor, benytter du ikke i sammenheng med saksinnmeldinger.
Redigering i brevhodet
Du kan overskrive innhold i brevhodet med navn p? mottaker ved manuell redigering av dokumentinnhold. ?
- Faglige saker stiler du til rektor. Her tenker vi for eksempel p? studie- og forskningssaker.
- ?vrige administrative saker stiler du til universitetsdirekt?ren. Dette vil typisk gjelde eiendom, virksomhetsstyring og HR.
Angi hvem som er ansvarlig for saken nederst i notatet
- Ledelsens faste m?ter: avdelingsdirekt?r og seksjonsleder/saksbehandler
- Universitetsstyret: universitetsdirekt?r og avdelingsdirekt?r
6. Knytt til vedlegg
- Legg til vedlegg
- Legg dokumentene i ?nsket rekkef?lge
- Flett vedleggslisten inn i hoveddokumentet.
7. Saksbehandler skriver merknad med forslag til prosess
Du legger p? en merknad i journalposten med forslag til ett eller flere m?ter med tilh?rende m?tedato.?
8. Saksbehandler sender notatet til godkjenning
Saksbehandler innhenter godkjenning fra leder etter n?rmere avtale:?
- Alle saker godkjennes av avdelingsdirekt?r og universitetsdirekt?r.
- Den enkelte fagavdelingen kan i tillegg ha en intern f?ring om at ogs? seksjonsleder skal v?re med i sekvensen.
- Alternativt kan seksjonsleder etter n?rmere avtale godkjenne p? vegne av avdelingsleder med egen fungerer-for-rolle.?
9. Support
- Kontakt eSak for teknisk bistand.
Universitetsdirekt?rens oppf?lging av saksinnmelding i Elements?
Universitetsdirekt?rens stab finner saksinnmeldingen fra fagavdelingen ved hjelp av s?ket Til godkjenning under Oppgaver i venstremenyen i Elements.
Videre oppf?lging blir eventuelt ? lage en egen versjon, sammenstille dokumentene til PDF og avslutte med endelig godkjenning.
Kontakt
Kontaktpunkt for alle henvendelser om saksinnmeldinger til Universitetsledelsen. ?